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EXCEL定位功能的活用  

2009-02-23 09:13:18|  分类: 日常办公 |  标签: |举报 |字号 订阅

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引用

ξ不问ξEXCEL定位功能的活用

在Excel中,我们需要到达某一单元格,一般是使用鼠标拖动滚动条来进行,但如果数据范围超出一屏幕显示范围或数据行数非常多时,想快速定位到某一单元格可要有点麻烦了。这时候我们可以使用“定位”(快捷键Ctrl+G)功能迅速到达想要的单元格。

 

定位是一种选定单元格的方式,主要用来选定“位置相对无规则但条件有规则的单元格或区域”。 


例1:需要选中Y2009单元格(或快速移动到Y2009单元格),我们可以使用“编辑/定位”菜单,在引用位置里输入“Y2009”后按回车即可。
例2:需要选中Y列的2004~2009行的单元格,我们按照相同的方法,在引用位置里输入“Y2004:Y2009”按回车即可。
例3:需要选中2009行的单元格,我们可以在引用位置里输入“2009:2009”按回车即可。
例4:需要选中2004~2009行的单元格,我们可以在引用位置里输入“2004:2009”按回车即可。

 

这是“定位”功能中最简单的“引用位置”。

EXCEL定位功能的活用 - ξ不问ξ - ξ不问ξ

 下面来看看“定位”的几个应用(“定位条件”):

应用一:定位“公式”

在实际工作中,我们会设许多公式,为防止一不小心修改了这些公式,我们会把公式单元格字体设置为其他颜色,一个个去设置当然不符合高效办公的原则。定位就算帮上大忙了。操作步骤如下:

1、 编辑/定位/定位条件;

2、 选择“公式”/确定,所有的公式单元格被选中;

3、 格式/单元格/字体/颜色“红色”/确定;


应用二:定位“空值”,定位“常量”

在实际工作中,我们会为一个表格每隔一个固定的行数(本例中以一行为例)后面插入一行,一行一行的插入当然也不符合高效办公的原则。二次定位就能解决此问题,操作步骤如下:

1、 在表格第一列前面插入一列做为过渡列,在A1处输入“1”,A2位置为空,选中“A!:A2”,当鼠标移到右下角变为“+”形状时,向下拉,拉的比数据行多;

2、 选中第一列,“定位”/“定位条件”/“空值”/“确定”,此时你会发现第一列的偶数单元格全部被选中;

3、 “插入”/“行”

4、 选中第一列,“定位”/“定位条件”/“常量”/“确定”,此时你会发现第一列的有数值的单元格全部被选中;

5、 “插入”/“行”

这时你会发现除了过渡列的数据外,其他数据行每行下面都多出了一个空白行,这时我们只需删除这个过渡列,预想的目的就达到了。

 

应用三:定位“最后一个单元格”

大的表格中,使用此功能,实现快速移动光标到“最后一个单元格”


应用四:定位“可见单元格”

在分类汇总下,选定我们需要的单元格后,选择“复制”按钮,到指定位置后,选择“粘贴”按钮,粘贴的结果不是显示的结果,而依然是原始数据,这是因为我们在选定的时候,不(| w)Z a.m [精英博客0\ _)` W I ^ E R U q仅选定了显示的单元格,而且隐藏的单元格也被选中了,我们使用“定位”功能就能很好的解决这个问题。

1、“定位”/“定位条件”/“可见单元格”;

2、“编辑”/“复制”;

3、到指定位置后,“编辑”/“粘贴”;

4、选中粘贴后的数据,然后“数据”/“分类汇总”/“全部删除”,我们要的可见单元格即被成功的复制出来了。


通过这几个例子,我们不难明白“定位”是选中单元格的一种方法,只不过它选中的这些单元格区域不集中,用传统的鼠标选择效率低难度大,这些单元格虽然分散但本身具有共性或分散的有规律,这些共性或规律就是定位条件窗口下的选择条件。

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下面来看一个关于定位空值的小flash教程:

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然后看一个定位空值的具体活用(设计工资条):

EXCEL定位功能的活用 - ξ不问ξ - ξ不问ξ

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再看一个活用定位“公式”,禁止编辑已设定的公式的方法:

当EXCEL中含有大量公式时,不仅但心自己或他人修改了这些公式,而且不想让他人看见这些公式,而其他无公式单元格允许随意编辑。

1、 选中表格,当然也可以选中整张工作表;
2、 选择“格式”菜单的“单元格”功能的“保护”选项,然后取消“锁定”;
3、 再打开“编辑”菜单的“定位”功能(或者直接按Ctrl +G);
4、 在弹出的对话框中选择“定位条件”;
5、 选择“公式”,然后点击“确定”;
6、 此时,将看到所有带有公式的单元格都被选中了;
7、 再次打开“格式”菜单的“单元格”功能的“保护”选项,然后将“锁定”和“隐藏”全都选中;
8、 由于只有在工作表被保护的状态下,保护单元格和隐藏公式才能生效,因此,我们还需要将这张工作表给保护起来,选择“工具”菜单的“保护”中的“保护工作表”,设置保护密码。

当工作表被保护后,如果在已经设定为锁定状态的单元格点击的话,就会出现工作表被保护的提示,在编辑栏也看不到公式了。但是如果点击的是未锁定的单元格,看看是不是仍然可以修改?!

好了,大功告成,是不是觉得应用定位功能之后,工作变得很简单了呢?

经过以上处理,就可以保护工作表中的公式了,其他人员只能浏览数据,对有公式的单元格不能修改,也不能查看公式。

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没有做不到,只有想不到。

灵活应用“定位”功能,可以给我们使用Excel过程中带来很多方便。

 

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